Excel- ում աշխատելիս որոշ սեղաններ բավականին տպավորիչ են չափսերով: Սա հանգեցնում է այն փաստի, որ փաստաթղթի չափը մեծանում է, երբեմն հասնելով նույնիսկ տասնյակ մեգաբայթ կամ ավելին: Excel- ի աշխատանքային գրքի քաշի ավելացումը ոչ միայն հանգեցնում է կոշտ սկավառակի վրա իր տարածքի ավելացմանը, այլև, որ ավելի կարևոր է, դրանում զանազան գործողությունների և գործընթացների արագության դանդաղեցմանը: Պարզ ասած, նման փաստաթղթի հետ աշխատելիս Excel- ը սկսում է դանդաղել: Հետևաբար, արդիական է դառնում նման գրքերի օպտիմիզացման և չափի կրճատման հարցը: Տեսնենք, թե ինչպես կարելի է կրճատել ֆայլի չափը Excel- ում:
Գրքի չափի կրճատման կարգը
Պետք է միանգամից օպտիմիզացնել գերբեռնված ֆայլը մի քանի ուղղություններով: Շատ օգտվողներ տեղյակ չեն, բայց հաճախ Excel- ի աշխատանքային գրքույկը պարունակում է շատ ավելորդ տեղեկատվություն: Երբ ֆայլը փոքր է, ոչ ոք դրան մեծ ուշադրություն չի դարձնում, բայց եթե փաստաթուղթը դարձել է ծանրաշարժ, ապա ձեզ հարկավոր է օպտիմիզացնել այն բոլոր հնարավոր պարամետրերի համաձայն:
Մեթոդ 1. Նվազեցնել գործողության շրջանակը
Աշխատանքային տիրույթը այն տարածքն է, որում Excel- ը հիշում է գործողությունները: Փաստաթուղթը վերահաշվարկելիս ծրագիրը վերահաշվարկում է աշխատանքային տարածքի բոլոր բջիջները: Բայց միշտ չէ, որ համապատասխանում է այն տիրույթին, որում օգտագործողը իսկապես աշխատում է: Օրինակ ՝ պատահականորեն տեղադրված տարածքը սեղանից այն կողմ շատ ավելի ընդլայնում է աշխատանքային միջակայքի չափը դեպի այն տարրը, որտեղ գտնվում է այս տարածությունը: Պարզվում է, որ Excel- ը ամեն անգամ կվերաբերարկի դատարկ բջիջների մի փունջ: Տեսնենք, թե ինչպես կարելի է շտկել այս խնդիրը `օգտագործելով հատուկ աղյուսակի օրինակ:
- Նախ, նախքան օպտիմիզացումը դիտարկեք դրա քաշը `համեմատելու, թե որն է լինելու ընթացակարգից հետո: Դա կարելի է անել ՝ ներդիրով տեղափոխվելով Ֆայլ. Գնացեք բաժին «Մանրամասներ». Պատուհանի աջ մասում, որը բացվում է, նշվում են գրքի հիմնական հատկությունները: Հատկությունների առաջին կետը փաստաթղթի չափն է: Ինչպես տեսնում եք, մեր դեպքում այն 56,5 կիլոբայթ է:
- Առաջին հերթին, դուք պետք է պարզեք, թե որքանով է թերթի իրական աշխատանքային տարածքը տարբերվում այնից, որից օգտատերը իսկապես պետք է: Սա բավականին պարզ է: Մենք մտնում ենք սեղանի ցանկացած բջիջ և մուտքագրում առանցքային համադրություն Ctrl + Վերջ. Excel- ը անմիջապես տեղափոխվում է վերջին բջիջ, որը ծրագիրը համարում է աշխատանքային տարածքի վերջնական տարրը: Ինչպես տեսնում եք, մեր կոնկրետ դեպքում, սա տող է 913383: Հաշվի առնելով, որ աղյուսակը իրականում զբաղեցնում է միայն առաջին վեց շարքերը, մենք կարող ենք փաստել, որ 913377 տողերը, ըստ էության, անօգուտ բեռ են, ինչը ոչ միայն մեծացնում է ֆայլի չափը, այլև այն պատճառով, որ actionանկացած գործողություն իրականացնելիս ծրագրի կողմից ամբողջ միջակայքի անընդհատ վերահաշվարկը դանդաղեցնում է փաստաթղթի վրա աշխատանքը:
Իհարկե, իրականում այդպիսի մեծ բացը փաստացի աշխատանքային տիրույթի և այն Excel- ի միջև, որը վերցնում է դրա համար, բավականին հազվադեպ է, և մենք այդքան շատ տողեր վերցրեցինք պարզության համար: Չնայած, երբեմն նույնիսկ լինում են դեպքեր, երբ աշխատանքային տարածքը թերթի ամբողջ տարածքն է:
- Այս խնդիրը շտկելու համար հարկավոր է ջնջել բոլոր տողերը ՝ առաջին դատարկից մինչև թերթիկի հենց վերջը: Դա անելու համար ընտրեք առաջին բջիջը, որը անմիջապես սեղանի տակ է, և մուտքագրեք ստեղնաշարի համադրությունը Ctrl + Shift + Down սլաքը.
- Ինչպես տեսնում եք, դրանից հետո ընտրվել են առաջին սյունակի բոլոր տարրերը ՝ սկսած նշված բջիջից մինչև սեղանի վերջ: Այնուհետև կտտացրեք մկնիկի աջ կոճակով բովանդակությունը: Բացվող համատեքստի ընտրացանկում ընտրեք Նջել.
Շատ օգտվողներ փորձում են ջնջել `սեղմելով կոճակը: Նջել ստեղնաշարի վրա, բայց դա ճիշտ չէ: Այս գործողությունը մաքրում է բջիջների պարունակությունը, բայց դրանք ինքնին չի ջնջում: Հետևաբար, մեր դեպքում դա չի օգնի:
- Ապրանքը ընտրելուց հետո "Deleteնջել ..." համատեքստի ընտրացանկում բացվում է բջիջները ջնջելու փոքր պատուհան: Մենք անջատիչը դրեցինք դրա մեջ «Տող» և կտտացրեք կոճակը «Լավ».
- Ընտրված միջակայքի բոլոր շարքերը ջնջվել են: Համոզվեք, որ նորից պահեք գիրքը `կտտացնելով պատուհանի վերին ձախ անկյունում գտնվող սկավառակի պատկերակը:
- Հիմա տեսնենք, թե ինչպես դա օգնեց մեզ: Ընտրեք աղյուսակի ցանկացած բջիջ և մուտքագրեք դյուրանցում Ctrl + Վերջ. Ինչպես տեսնում եք, Excel- ը ընտրեց սեղանի վերջին բջիջը, ինչը նշանակում է, որ այժմ այն է, որ այն թերթիկի աշխատանքային տարածքի վերջին տարրն է:
- Հիմա տեղափոխեք բաժին «Մանրամասներ» ներդիրներ Ֆայլպարզել, թե մեր փաստաթղթի քաշը որքանով է կրճատվել: Ինչպես տեսնում եք, այն այժմ 32.5 KB է: Հիշեցնենք, որ նախքան օպտիմիզացման կարգը, դրա չափը 56,5 Kb էր: Այսպիսով, այն կրճատվել է ավելի քան 1,7 անգամ: Բայց այս դեպքում հիմնական ձեռքբերումը նույնիսկ ֆայլի քաշը չկրճատելն է, այլ այն, որ ծրագիրը այժմ ազատվում է փաստորեն չօգտագործված միջակայքի վերահաշվարկից, ինչը էապես կբարձրացնի փաստաթղթի մշակման արագությունը:
Եթե գրքում կան մի քանի թերթ, որոնց հետ աշխատում եք, ապա նրանցից յուրաքանչյուրի հետ պետք է իրականացնեք նմանատիպ ընթացակարգ: Սա էլ ավելի կկրճատի փաստաթղթի չափը:
Մեթոդ 2. Վերացնել ձևաչափումը
Մեկ այլ կարևոր գործոն, որը դժվարացնում է Excel- ի փաստաթուղթը, չափից դուրս ձևաչափումն է: Սա կարող է ներառել տարբեր տառատեսակների, սահմանների, համարների ձևաչափերի օգտագործումը, բայց առաջին հերթին դա վերաբերում է տարբեր գույներով բջիջների լրացմանը: Այսպիսով, ֆայլը լրացուցիչ ձևափոխելուց առաջ, դուք պետք է երկու անգամ մտածեք, թե արդյոք դա անպայման արժե այն, կամ արդյոք կարող եք հեշտությամբ անել առանց այս ընթացակարգի:
Սա հատկապես վերաբերում է մեծ քանակությամբ տեղեկատվություն պարունակող գրքերին, որոնք ինքնին արդեն ունեն զգալի չափ: Գիրքին ֆորմատավորումն ավելացնելը կարող է նույնիսկ մի քանի անգամ ավելացնել իր քաշը: Հետևաբար, փաստաթղթում տեղեկատվության ներկայացման տեսելիքի և ֆայլի չափի միջև անհրաժեշտ է ընտրել միջին հիմք, ձևաչափումը կիրառեք միայն այնտեղ, երբ այն իսկապես անհրաժեշտ է:
Կշռման ձևաչափման հետ կապված ևս մեկ գործոն այն է, որ որոշ օգտվողներ գերադասում են գերլցնել բջիջները: Այսինքն ՝ նրանք ձևավորում են ոչ միայն սեղանն ինքնին, այլև դրա տակ գտնվող շրջանակը, երբեմն նույնիսկ թերթի վերջը, այն ակնկալիքով, որ երբ սեղանին ավելացվեն նոր տողեր, ամեն անգամ անհրաժեշտ չի լինի դրանք կրկին ձևավորել:
Բայց հստակ հայտնի չէ, թե երբ կավելացվեն նոր տողերը և քանիսը կավելացվեն, և նման նախնական ձևաչափմամբ դուք այժմ ավելի ծանր կդարձնեք ֆայլը, ինչը նույնպես բացասաբար կանդրադառնա այս փաստաթղթի հետ աշխատանքի արագության վրա: Հետևաբար, եթե ձևաչափումը կիրառեցիք աղյուսակում ընդգրկված դատարկ բջիջների վրա, ապա այն պետք է հեռացվի:
- Առաջին հերթին, դուք պետք է ընտրեք բոլոր բջիջները, որոնք գտնվում են միջակայքում գտնվող տվյալների հետ `տվյալների հետ: Դա անելու համար կտտացրեք ուղղահայաց կոորդինատային վահանակի առաջին դատարկ տողի քանակը: Ամբողջ գիծը կարևորվում է: Դրանից հետո մենք օգտագործում ենք արդեն ծանոթ հրատապ համադրությունը Ctrl + Shift + Down սլաքը.
- Դրանից հետո կարևորվում է տվյալների պարունակությամբ աղյուսակի մասի տակ գտնվող շարքերի ամբողջ շարքը: Ներդիրում լինելով «Տուն» կտտացրեք պատկերակին «Մաքրել»գտնվում է ժապավենի վրա գործիքատուփի մեջ «Խմբագրում». Մի փոքր մենյու է բացվում: Ընտրեք դիրքը դրանում «Մաքրել ձևաչափերը».
- Այս գործողությունից հետո ձևաչափումը կջնջվի ընտրված միջակայքի բոլոր բջիջներում:
- Նույն կերպ, աղյուսակում դուք կարող եք հեռացնել անհարկի ձևաչափումը: Դա անելու համար ընտրեք առանձին բջիջներ կամ մի շարք, որում մենք համարում ենք, որ ձևաչափումը լինի նվազագույն օգտակար, կտտացրեք կոճակին «Մաքրել» ժապավենի վրա և ցուցակից ընտրեք «Մաքրել ձևաչափերը».
- Ինչպես տեսնում եք, սեղանի ընտրված միջակայքում ձևաչափումն ամբողջությամբ հանվել է:
- Դրանից հետո մենք վերադառնում ենք այս տիրույթին ձևավորման որոշ տարրեր, որոնք մենք համարում ենք տեղին ՝ սահմաններ, համարների ձևաչափեր և այլն:
Վերոնշյալ քայլերը կօգնեն զգալիորեն կրճատել Excel- ի աշխատանքային գրքի չափը և արագացնել դրանում կատարված աշխատանքները: Բայց ավելի լավ է սկզբնական օգտագործել ձևաչափումը միայն այն դեպքում, երբ այն իսկապես տեղին է և անհրաժեշտ, քան ավելի ուշ ժամանակ ծախսել փաստաթղթի օպտիմիզացման վրա:
Դաս. Աղյուսակների ձևավորումը Excel- ում
Մեթոդ 3. Հղումները ջնջել
Որոշ փաստաթղթեր ունեն շատ մեծ թվով հղումներ, որտեղից քաշվում են արժեքները: Սա նաև կարող է լրջորեն դանդաղեցնել դրանցում աշխատանքի արագությունը: Այլ գրքերի արտաքին կապերը հատկապես ազդեցիկ են այս ցուցադրության մեջ, չնայած ներքին հղումները նույնպես բացասաբար են ազդում կատարման վրա: Եթե աղբյուրը, որտեղից հղումը վերցնում է տեղեկատվությունը, անընդհատ չի թարմացվում, այսինքն `իմաստ ունի բջիջներում հղման հասցեները փոխարինել սովորական արժեքներով: Սա կարող է մեծացնել փաստաթղթի հետ աշխատելու արագությունը: Կարող եք տեսնել, թե արդյոք հղումը կամ արժեքը բանաձևի բարում գտնվում է որոշակի խցում տարրը ընտրելուց հետո:
- Ընտրեք այն տարածքը, որում պարունակվում են հղումները: Ներդիրում լինելով «Տուն»կտտացրեք կոճակին Պատճենել որը գտնվում է ժապավենի վրա պարամետրերի խմբում Սեղան.
Այլընտրանք, մի շարք կարևորելուց հետո կարող եք օգտագործել կոճակի համադրություն Ctrl + C
- Տվյալները պատճենելուց հետո մենք ընտրությունը չենք հանում տարածքից, բայց մկնիկի աջ կոճակով կտտացնում ենք այն: Համատեքստի ընտրացանկը գործարկվում է: Դրա մեջ բլոկում Տեղադրեք ընտրանքներ պետք է սեղմել պատկերակին «Արժեքներ». Այն պատկերանշանի ձև ունի `ցույց տրված համարներով:
- Դրանից հետո ընտրված տարածքում բոլոր հղումները կփոխարինվեն վիճակագրական արժեքներով:
Բայց հիշեք, որ Excel- ի աշխատանքային գրքի օպտիմիզացման այս տարբերակը միշտ չէ, որ ընդունելի է: Այն կարող է օգտագործվել միայն այն դեպքում, երբ սկզբնաղբյուրի տվյալները դինամիկ չեն, այսինքն ՝ դրանք ժամանակի հետ չեն փոխվի:
Մեթոդ 4. Ձևաչափի փոփոխություններ
Ֆայլի չափը էականորեն կրճատելու ևս մեկ միջոց է ձևաչափի փոփոխումը: Այս մեթոդը, հավանաբար, օգնում է ավելին, քան որևէ մեկը, գիրքը սեղմելու համար, չնայած վերը նշված ընտրանքները նույնպես պետք է օգտագործվեն համակցված:
Excel- ում կան մի քանի «հայրենի» ֆայլերի ձևաչափեր ՝ xls, xlsx, xlsm, xlsb: Xls ձևաչափը հիմնական ընդլայնում էր ծրագրի Excel 2003 և ավելի վաղ տարբերակների համար: Այն արդեն հնացած է, բայց, այնուամենայնիվ, շատ օգտվողներ շարունակում են կիրառել այն: Բացի այդ, կան ժամանակներ, երբ դուք պետք է վերադառնաք աշխատել հին ֆայլերի հետ, որոնք ստեղծվել են տարիներ առաջ, երբ չկային ժամանակակից ձևաչափեր: Էլ չենք խոսում այն մասին, որ երրորդ կողմի բազմաթիվ ծրագրեր, որոնք չգիտեն, թե ինչպես մշակել Excel- ի փաստաթղթերի ավելի ուշ վարկածները, աշխատում են այս ընդլայնմամբ գրքերի հետ:
Հարկ է նշել, որ xls- ի ընդլայնմամբ մի գիրք շատ ավելի մեծ է, քան xlsx ձևաչափի իր ժամանակակից անալոգը, որն այժմ Excel- ը օգտագործում է որպես հիմնական: Առաջին հերթին, դա պայմանավորված է նրանով, որ xlsx ֆայլերը, ըստ էության, սեղմված արխիվներ են: Հետևաբար, եթե դուք օգտագործում եք xls ընդլայնումը, բայց ցանկանում եք կրճատել գրքի ծանրությունը, կարող եք դա անել պարզապես այն կրկին խնայելով xlsx ձևաչափով:
- Փաստաթուղթը xls ձևաչափից xlsx ձևաչափի վերափոխելու համար անցեք ներդիրին Ֆայլ.
- Պատուհանում, որը բացվում է, անմիջապես ուշադրություն դարձրեք հատվածին «Մանրամասներ», որտեղ նշվում է, որ ներկայումս փաստաթուղթը կշռում է 40 Կբայթ: Հաջորդը կտտացրեք անունը «Պահիր որպես…»:.
- Պահպանման պատուհանը բացվում է: Youանկության դեպքում կարող եք անցնել դրա մեջ նոր գրացուցակ, բայց օգտագործողների մեծ մասի համար ավելի հարմար է նոր փաստաթուղթը նույն տեղում պահել, ինչպես աղբյուրը: Theանկության դեպքում գրքի անունը կարող է փոփոխվել «Ֆայլի անուն» դաշտում, չնայած որ դա անհրաժեշտ չէ: Այս ընթացակարգում ամենակարևորը դաշտում դնելն է Ֆայլի տեսակը արժեքը "Excel աշխատանքային գիրք (.xlsx)". Դրանից հետո կարող եք սեղմել կոճակը «Լավ» պատուհանի հատակին:
- Խնայողությունը կատարելուց հետո եկեք գնանք բաժին «Մանրամասներ» ներդիրներ Ֆայլտեսնել, թե որքան քաշ է նվազել: Ինչպես տեսնում եք, փոխարկման ընթացակարգից առաջ այն այժմ 13,5 KB է ՝ ընդդեմ 40 KB: Այսինքն, պարզապես այն ժամանակակից ձևաչափով փրկելը հնարավորություն տվեց գրքի սեղմումը գրեթե երեք անգամ:
Բացի այդ, Excel- ում կա ևս մեկ ժամանակակից xlsb ձևաչափ կամ երկուական գիրք: Դրա մեջ փաստաթուղթը պահվում է երկուական կոդավորմամբ: Այս ֆայլերը կշռում են նույնիսկ ավելի քիչ, քան գրքերը xlsx ձևաչափով: Բացի այդ, լեզուն, որի վրա գրված է, ամենամոտ է Excel- ին: Հետևաբար, այն աշխատում է նման գրքերի հետ ավելի արագ, քան ցանկացած այլ ընդլայնում: Միևնույն ժամանակ, նշված ձևաչափի գիրքը ֆունկցիոնալության և տարբեր գործիքների (ձևաչափման, գործառույթների, գրաֆիկայի և այլն) օգտագործման հնարավորությունների տեսանկյունից ոչ մի դեպքում չի զիջում xlsx ձևաչափին և գերազանցում է xls ձևաչափը:
Հիմնական պատճառը, թե ինչու xlsb- ը չի դառնա լռելյայն ձևաչափ Excel- ում, այն է, որ երրորդ կողմի ծրագրերը դժվար թե աշխատեն դրա հետ: Օրինակ, եթե ձեզ հարկավոր է տեղեկատվություն Excel- ից 1C արտահանել, դա կարող է կատարվել xlsx կամ xls փաստաթղթերով, բայց ոչ xlsb- ով: Բայց, եթե դուք չեք նախատեսում տվյալների փոխանցում որևէ երրորդ կողմի ծրագրին, ապա կարող եք ապահով կերպով պահպանել փաստաթուղթը xlsb ձևաչափով: Սա ձեզ հնարավորություն կտա նվազեցնել փաստաթղթի չափը և մեծացնել դրանում աշխատանքի արագությունը:
Xlsb ընդլայնման մեջ ֆայլը պահելու կարգը նման է այն ռեժիմին, որը մենք արեցինք xlsx ընդլայնման համար: Ներդիրում Ֆայլ կտտացրեք կետը «Պահիր որպես…»:. Պահված պատուհանում, որը բացվում է, դաշտում Ֆայլի տեսակը պետք է ընտրել տարբերակ "Excel Երկուական աշխատանքային գրքույկ (* .xlsb)". Դրանից հետո կտտացրեք կոճակը Խնայել.
Մենք նայում ենք փաստաթղթի քաշը բաժնում «Մանրամասներ». Ինչպես տեսնում եք, այն նույնիսկ ավելի է նվազել, և այժմ ընդամենը 11.6 KB է:
Ամփոփելով ընդհանուր արդյունքները, մենք կարող ենք ասել, որ եթե դուք աշխատում եք ֆայլի հետ `xls ձևաչափով, ապա դրա չափը նվազեցնելու ամենաարդյունավետ միջոցը դա ժամանակակից xlsx կամ xlsb ձևաչափերով փրկելն է: Եթե դուք արդեն օգտագործում եք ֆայլերի երկարացման տվյալները, ապա դրանց քաշը նվազեցնելու համար դուք պետք է ճիշտ կազմաձևեք աշխատանքային տարածքը, հեռացնեք ավելորդ ձևաչափից և ավելորդ հղումները: Դուք կստանաք ամենամեծ վերադարձը, եթե կատարեք այս բոլոր գործողությունները բարդույթով, և մի սահմանափակեք ձեզ միայն մեկ տարբերակով:
