Microsoft Office- ի հավաքակազմը ունի հատուկ ծրագիր `տվյալների բազա ստեղծելու և նրանց հետ աշխատելու համար` Access: Այնուամենայնիվ, շատ օգտվողներ նախընտրում են օգտագործել ավելի ծանոթ ծրագիր այս նպատակների համար `Excel: Հարկ է նշել, որ այս ծրագիրը պարունակում է բոլոր գործիքները ՝ ամբողջական տվյալների բազա (DB) ստեղծելու համար: Եկեք պարզենք, թե ինչպես դա անել:
Ստեղծման գործընթացը
Excel- ի տվյալների շտեմարանը տեղեկատվության կառուցվածքային հավաքածու է, որը տարածվում է սավանի սյուների և շարքերի ամբողջ շարքում:
Հատուկ տերմինաբանության համաձայն ՝ անվանվում են տվյալների բազայի շարքեր «գրառումներ». Յուրաքանչյուր գրառում պարունակում է տեղեկատվություն առանձին օբյեկտի մասին:
Սյունակները կոչվում են «դաշտեր». Յուրաքանչյուր դաշտը պարունակում է առանձին պարամետր բոլոր գրառումների համար:
Այսինքն, Excel- ում ցանկացած տվյալների բազայի կանոնավոր աղյուսակ է:
Սեղանի ստեղծում
Այսպիսով, նախևառաջ պետք է ստեղծել սեղան:
- Մենք մուտքագրում ենք տվյալների բազայի դաշտերի (սյունակների) վերնագրերը:
- Լրացրեք տվյալների բազայի գրառումների (տողերի) անվանումը:
- Մենք անցնում ենք տվյալների բազան լրացնելու:
- Տվյալների բազան լրացնելուց հետո մենք դրանում տեղեկատվությունը ձևավորում ենք մեր հայեցողությամբ (տառատեսակ, սահմաններ, լրացում, ընտրություն, տեքստի գտնվելու վայր ՝ բջիջի համեմատ և այլն):
Սա ավարտում է տվյալների բազայի շրջանակի ստեղծումը:
Դաս: Ինչպես կազմել սեղան Excel- ում
Տվյալների բազայի հատկանիշների նշանակում
Որպեսզի Excel- ը ընկալի աղյուսակը ոչ միայն որպես բջիջների մի շարք, այլ որպես տվյալների բազա, նրան պետք է տրվեն համապատասխան ատրիբուտներ:
- Գնացեք ներդիրին «Տվյալներ».
- Ընտրեք աղյուսակի ամբողջ տեսականին: Աջ սեղմումով: Համատեքստի ընտրացանկում կտտացրեք կոճակը «Անուն տվեք ...»:.
- Գրաֆիկի մեջ «Անուն» նշեք այն անունը, որը մենք ցանկանում ենք անվանել տվյալների բազան: Նախապայման է, որ անունը պետք է սկսի տառով, և տեղեր չպետք է լինեն: Գրաֆիկի մեջ «Միջակայք» Դուք կարող եք փոխել սեղանի տարածքի հասցեն, բայց եթե այն ճիշտ ընտրեք, ապա այստեղ հարկ չկա որևէ բան փոխել: Կարող եք կամայականորեն նշել նոտա առանձին դաշտում, բայց այս պարամետրը պարտադիր չէ: Բոլոր փոփոխությունները կատարելուց հետո կտտացրեք կոճակը «Լավ».
- Կտտացրեք կոճակը Խնայել պատուհանի վերին մասում կամ մուտքագրեք ստեղնաշարի դյուրանցումը Ctrl + S՝ համակարգչին միացված կոշտ սկավառակի կամ շարժական մեդիայի վրա տվյալների բազան պահպանելու համար:
Կարող ենք ասել, որ դրանից հետո մենք արդեն ունենք պատրաստի տվյալների բազա: Դուք կարող եք աշխատել դրա հետ պետության մեջ, ինչպես հիմա է ներկայացված, բայց շատ հնարավորություններ կսեղմվեն: Ստորև մենք կքննարկենք, թե ինչպես կարելի է տվյալների բազան ավելի ֆունկցիոնալ դարձնել:
Տեսակավորել և զտել
Տվյալների բազաների հետ աշխատելը, նախևառաջ, ապահովում է գրառումների կազմակերպման, ընտրության և տեսակավորման տեսակները: Միացրեք այս գործառույթները մեր տվյալների բազայում:
- Մենք ընտրում ենք այն ոլորտի տեղեկատվությունը, որով մենք պատրաստվում ենք կազմակերպել: Սեղմեք ներդիրի ժապավենի վրա գտնվող «Տեսակավորել» կոճակը «Տվյալներ» գործիքատուփում Տեսակավորել և զտել.
Տեսակավորումը կարելի է իրականացնել գրեթե ցանկացած պարամետրով.
- այբբենական անուն;
- Ամսաթիվ
- համարը և այլն
- Հաջորդ պատուհանում, որը երևում է, հարցն այն է, թե միայն ընտրված տարածքն օգտագործելու համար այն տեսակավորելու համար, թե ինքնաբերաբար ընդլայնելու համար: Ընտրեք ավտոմատ ընդլայնում և կտտացրեք կոճակին «Տեսակավորում ...»:.
- Բացվում է տեսակավորման պարամետրերի պատուհանը: Դաշտում Դասավորել ըստ նշեք այն դաշտի անվանումը, որի միջոցով այն իրականացվելու է:
- Դաշտում «Տեսակավորել» ցույց է տալիս, թե ինչպես այն կկատարվի: DB- ի համար ավելի լավ է ընտրել պարամետր «Արժեքներ».
- Դաշտում «Պատվիրել» նշեք, թե որ կարգով է իրականացվելու տեսակավորումը: Տեղեկատվության տարբեր տեսակների համար այս պատուհանում ցուցադրվում են տարբեր արժեքներ: Օրինակ, տեքստային տվյալների համար - սա կլինի արժեքը «A- ից Z» կամ «Զ-ից Ա», իսկ թվային համար ` «Աճում» կամ «Նվազող».
- Կարևոր է համոզվել, որ արժեքի շուրջը «Իմ տվյալները պարունակում են վերնագրեր» հսկիչ նշան կար: Եթե դա այդպես չէ, ապա հարկավոր է այն դնել:
Բոլոր անհրաժեշտ պարամետրերը մուտքագրելուց հետո կտտացրեք կոճակը «Լավ».
Դրանից հետո տվյալների բազայում տեղեկատվությունը դասակարգվելու է ըստ նշված պարամետրերի: Այս դեպքում մենք տեսակավորեցինք ձեռնարկության աշխատողների անունները:
- Excel- ի տվյալների բազայում աշխատելիս ամենահարմար գործիքներից մեկը ավտոմատ ֆիլտրն է: Մենք ընտրում ենք տվյալների բազայի ամբողջ տեսականին պարամետրերի բլոկում Տեսակավորել և զտել կտտացրեք կոճակին «Զտել».
- Ինչպես տեսնում եք, դրանից հետո դաշտի անուններով բջիջներում պատկերապատկերները հայտնվել են շրջադարձային եռանկյունների տեսքով: Մենք կտտացնում ենք սյունակի պատկերակը, որի արժեքը մենք պատրաստվում ենք զտել: Պատուհանում, որը բացվում է, ապանշեք այն արժեքները, որոնց հետ ցանկանում ենք թաքցնել գրառումները: Ընտրությունը կատարելուց հետո կտտացրեք կոճակը «Լավ».
Ինչպես տեսնում եք, դրանից հետո սեղանից թաքնված էին այն շարքերը, որոնք պարունակում են այն արժեքները, որից մենք չստուգեցինք:
- Բոլոր տվյալները էկրանին վերադարձնելու համար մենք կտտացնում ենք ֆիլտրացված սյունակի պատկերակը, և բացվող պատուհանում ստուգում ենք բոլոր կետերի հակառակ տուփերը: Դրանից հետո կտտացրեք կոճակը «Լավ».
- Զտիչը ամբողջությամբ հեռացնելու համար կտտացրեք կոճակը «Զտել» ժապավենի վրա:
Դաս: Տեսակավորել և զտել տվյալները Excel- ում
Որոնել
Եթե կա մեծ տվյալների բազա, հարմար է որոնել այն, օգտագործելով հատուկ գործիք:
- Դա անելու համար անցեք ներդիրին «Տուն» իսկ գործիքագոտու ժապավենի վրա «Խմբագրում» կտտացրեք կոճակին Գտեք և կարևորիր.
- Բացվում է պատուհան, որում ցանկանում եք նշել ցանկալի արժեքը: Դրանից հետո կտտացրեք կոճակը «Գտեք հաջորդը» կամ Գտեք բոլորը.
- Առաջին դեպքում առաջին բջիջը, որում կա նշված արժեք, ակտիվանում է:
Երկրորդ դեպքում բացվում է այս արժեքը պարունակող բջիջների ամբողջ ցուցակը:
Դաս: Ինչպես կատարել որոնում Excel- ում
Սառեցնել տարածքները
Տվյալների բազա ստեղծելիս հարմար է բջիջները ֆիքսել գրառումների և դաշտերի անուններով: Մեծ բազայի հետ աշխատելիս սա պարզապես անհրաժեշտ պայման է: Հակառակ դեպքում, դուք անընդհատ պետք է ժամանակ հատկացնեք թերթիկի միջով պտտվելուն, որպեսզի տեսնեք, թե որ շարքը կամ սյունը համապատասխանում է որոշակի արժեքին:
- Ընտրեք բջիջը, որի վերևում և ձախ մասում գտնվող տարածքը, որը ցանկանում եք շտկել: Այն տեղակայվելու է անմիջապես վերնագրի տակ և գրառումների անունների աջ կողմում:
- Ներդիրում լինելով «Տեսնել» կտտացրեք կոճակին «Կողպեք տարածքները»գտնվում է գործիքների խմբում «Պատուհան». Բացվող ցուցակի մեջ ընտրեք արժեքը «Կողպեք տարածքները».
Այժմ դաշտերի և գրառումների անունները միշտ կլինեն ձեր աչքերի առաջ, անկախ նրանից, թե որքանով եք շարժվում տվյալների թերթիկը:
Դաս: Ինչպե՞ս մի տարածք քշել Excel- ում
Բաց թողեք ցուցակը
Սեղանի որոշ ոլորտների համար օպտիմալ կլինի բացվող ցուցակի կազմակերպումը, որպեսզի օգտվողները, ավելացնելով նոր գրառումներ, կարող են նշել միայն որոշակի պարամետրեր: Սա տեղին է, օրինակ, ոլորտի համար «Պող». Իսկապես, կան միայն երկու տարբերակ ՝ արական և իգական:
- Ստեղծեք լրացուցիչ ցուցակ: Առավել հարմար կլինի տեղադրել այն մեկ այլ թերթիկի վրա: Դրա մեջ մենք նշում ենք այն արժեքների ցանկը, որոնք կհայտնվեն բացվող ցուցակի մեջ:
- Ընտրեք այս ցուցակը և կտտացրեք այն մկնիկի աջ կոճակով: Appearsանկում, որը հայտնվում է, ընտրեք «Անուն տվեք ...»:.
- Մեզ արդեն ծանոթ պատուհան է բացվում: Համապատասխան դաշտում մենք անվանում ենք տալիս մեր շարքին `ըստ վերը նշված պայմանների:
- Մենք թերթին ենք վերադառնում տվյալների բազայի հետ: Ընտրեք այն շրջանակը, որի վրա կկիրառվի բացվող ցուցակը: Գնացեք ներդիրին «Տվյալներ». Կտտացրեք կոճակը Տվյալների ստուգումգտնվում է ժապավենի վրա գործիքատուփի մեջ «Աշխատել տվյալների հետ».
- Բացվում է տեսանելի արժեքները ստուգելու պատուհանը: Դաշտում «Տվյալների տեսակ» տեղադրեք անջատիչը դիրքում Ցուցակ. Դաշտում «Աղբյուր» նշանը դնել "=" և դրանից անմիջապես հետո, առանց տիեզերքի, գրեք բացվող ցուցակի անունը, որը նրան տվեցինք մի փոքր ավելի բարձր: Դրանից հետո կտտացրեք կոճակը «Լավ».
Հիմա, երբ փորձում ես մուտքագրել տվյալները այն սահմաններում, որտեղ սահմանափակումն է դրված, հայտնվում է ցուցակ, որում կարող ես ընտրել հստակ սահմանված արժեքների միջև:
Եթե փորձեք այս բջիջներում կամայական նիշ գրել, սխալ հաղորդագրություն կհայտնվի: Դուք ստիպված կլինեք վերադառնալ և ճիշտ գրառում կատարել:
Դաս: Ինչպես կազմել ներքև ցուցակը Excel- ում
Իհարկե, Excel- ը իր հնարավորությունների մեջ զիջում է տվյալների բազաների ստեղծման մասնագիտացված ծրագրերին: Այնուամենայնիվ, այն ունի գործիքներ, որոնք շատ դեպքերում կբավարարեն օգտագործողների կարիքները, ովքեր ցանկանում են տվյալների բազա ստեղծել: Հաշվի առնելով այն փաստը, որ Excel- ի առանձնահատկությունները, համեմատած մասնագիտացված ծրագրերի հետ, սովորական օգտագործողներին շատ ավելի լավ է հայտնի, այս առումով Microsoft- ի զարգացումը նույնիսկ որոշ առավելություններ ունի:
