Microsoft Excel. Տեսակավորել և զտել տվյալները

Աղյուսակներում տվյալների մեծ զանգվածի հետ աշխատելու հարմարության համար դրանք միշտ պետք է պատվիրվեն ըստ որոշակի չափանիշի: Բացի այդ, հատուկ նպատակների իրականացման համար երբեմն անհրաժեշտ չէ տվյալների ամբողջ զանգված, այլ միայն առանձին շարքեր: Հետևաբար, հսկայական քանակությամբ տեղեկատվության մեջ խառնաշփոթ չթողնելու համար, տրամաբանական լուծում է կազմակերպել տվյալները և զտել այն այլ արդյունքներից: Եկեք պարզենք, թե ինչպես են տվյալները տեսակավորվում և զտվում Microsoft Excel- ում:

Հեշտ տվյալների տեսակավորում

Տեսակավորումը Microsoft Excel- ում աշխատելիս ամենահարմար գործիքներից մեկն է: Օգտագործելով այն, սեղանի շարքերը կարող եք կազմակերպել այբբենական կարգով ՝ սյունակի բջիջներում առկա տվյալների համաձայն:

Տվյալների տեսակավորումը Microsoft Excel- ում կարելի է իրականացնել օգտագործելով «Տեսակավորել և զտել» կոճակը, որը գտնվում է ժապավենի վրա «Տուն» ներդիրում «Խմբագրում» գործիքագոտում: Բայց, նախ, մենք պետք է սեղմենք սյունակի ցանկացած բջիջ, որով մենք պատրաստվում ենք տեսակավորելու:

Օրինակ, ստորև բերված աղյուսակում դուք պետք է աշխատողներին դասակարգեք այբբենական կարգով: Մենք ստանում ենք «Անուն» սյունակի ցանկացած բջիջ և սեղմում ենք «Տեսակավորել և զտել» կոճակը: Անունները այբբենական տեսակները տեսակավորելու համար, որը հայտնվում է ցուցակից, ընտրեք «Դասավորել A- ից Z- ը»:

Ինչպես տեսնում եք, աղյուսակում տեղադրված բոլոր տվյալները տեղադրված են ՝ ըստ անունների այբբենական ցուցակի:

Հակադարձ կարգով դասավորելու համար, նույն ընտրացանկում ընտրեք կոճակը Տեսակավորել Z- ից Ա »:

Ուցակը վերադասավորվում է հակառակ հերթականությամբ:

Պետք է նշել, որ այս տեսակ տեսակավորումը նշվում է միայն տեքստային տվյալների ձևաչափով: Օրինակ, թվային ձևաչափով դասակարգումը կատարվում է «նվազագույնից մինչև առավելագույնը» (և հակառակը), իսկ ամսաթվի ձևաչափի համար ՝ «հինից նոր» (և հակառակը):

Պատվերով տեսակավորում

Բայց, ինչպես տեսնում եք, տեսակավորված ըստ մեկ արժեքի տեսակավորման տեսակներով, նույն անձի անունները պարունակող տվյալները դասավորվում են կամայական կարգով:

Բայց ինչ անել, եթե մենք ուզում ենք անունները դասավորել այբբենական կարգով, բայց, օրինակ, եթե անունը համընկնում է, համոզվեք, որ տվյալները դասավորված են ըստ ամսաթվի: Դա անելու, ինչպես նաև մի քանի այլ հնարավորություններ օգտագործելու համար, բոլորը նույն «Տեսակավորել և զտել» ընտրացանկում, մենք պետք է գնանք «Պատվերով դասակարգում ...» կետին:

Դրանից հետո բացվում է տեսակավորման պարամետրերի պատուհանը: Եթե ​​ձեր սեղանն ունի վերնագրեր, խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ այս պատուհանում պետք է լինի ստուգիչ նշան ՝ «Իմ տվյալները պարունակում են վերնագրեր» տարբերակի կողքին:

«Սյունակ» դաշտում նշեք սյունակի անվանումը, որով կկատարվի տեսակավորումը: Մեր դեպքում սա «Անուն» սյունակն է: «Տեսակավորել» դաշտը ցույց է տալիս, թե բովանդակության տեսակն ինչ տեսակ է տեսակավորելու: Գոյություն ունեն չորս տարբերակ.

• Արժեքներ;
• Բջջային գույն;
• Տառատեսակի գույնը;
• Բջջային պատկերակ:

Բայց դեպքերի ճնշող մեծամասնության մեջ օգտագործվում է «Արժեքներ» կետը: Այն սահմանված է լռելյայն: Մեր դեպքում մենք կօգտագործենք նաև այս հատուկ կետը:

«Պատվեր» սյունակում մենք պետք է նշենք, թե որ հերթականությամբ կկազմվեն տվյալները. «A- ից Z» կամ հակառակը: Ընտրեք «A- ից Z» արժեքը:

Այսպիսով, մենք դասավորեցինք սյունակներից մեկի տեսակավորումը: Որպեսզի կազմաձևեք մեկ այլ սյունակի տեսակավորումը, կտտացրեք «Ավելացնել մակարդակի» կոճակին:

Հայտնվում է դաշտերի ևս մի շարք, որոնք պետք է լրացվեն արդեն մեկ այլ սյունակի տեսակավորման համար: Մեր դեպքում `« Ամսաթիվ »սյունակով: Քանի որ ամսաթվերի ձևաչափը տեղադրված է այս բջիջներում, «Պատվեր» դաշտում մենք չենք դնում արժեքները «A- ից Z», բայց «From old to new» կամ «From new to old»:

Նույն կերպ, այս պատուհանում կարող եք անհրաժեշտության դեպքում կարգավորել այլ սյուների տեսակավորումը ըստ առաջնահերթության: Երբ բոլոր պարամետրերը ավարտվեն, կտտացրեք «OK» կոճակին:

Ինչպես տեսնում եք, այժմ մեր աղյուսակում բոլոր տվյալները տեսակավորված են, առաջին հերթին, աշխատողների անուններով, ապա `ըստ վճարման ամսաթվերի:

Բայց սա սովորական տեսակավորման բոլոր հնարավորությունները չէ: Desiredանկության դեպքում, այս պատուհանում դուք կարող եք կարգավորել դասակարգումը ոչ թե սյուներով, այլ շարքերով: Դա անելու համար կտտացրեք «Ընտրանքներ» կոճակին:

Տեսակավորման տարբերակների պատուհանում, որը բացվում է, անջատիչը տեղափոխեք «միջակայքի գծեր» դիրքից դեպի «Լեռնաշղթաների սյուներ» դիրքը: Կտտացրեք «OK» կոճակին:

Այժմ, նախորդ օրինակի համեմատությամբ, կարող եք մուտքագրել տվյալները տեսակավորման համար: Մուտքագրեք տվյալները և կտտացրեք «OK» կոճակին:

Ինչպես տեսնում եք, դրանից հետո սյուները փոխվում են մուտքագրված պարամետրերի համաձայն:

Իհարկե, որպես օրինակ, վերցված մեր սեղանի համար առանձնապես օգտակար չէ սյունների գտնվելու վայրը փոխելու տեսակավորումը:

Զտիչ

Բացի այդ, Microsoft Excel- ը տվյալների զտիչի գործառույթ ունի: Այն թույլ է տալիս տեսանելի թողնել միայն այն տվյալները, որոնք անհրաժեշտ եք համարում, և մնացածը թաքցնել: Անհրաժեշտության դեպքում, թաքնված տվյալները միշտ կարող են վերադարձվել տեսանելի ռեժիմ:

Այս գործառույթն օգտագործելու համար մենք կանգնած ենք աղյուսակի ցանկացած բջիջի վրա (և ցանկալի է վերնագրում), նորից կտտացրեք «Տեսակավորումը և զտիչը» կոճակը «Խմբագրում» գործիքագոտում: Բայց, այս անգամ, ընտրացանկի մեջ ընտրեք «Զտել» կետը: Այս գործողությունների փոխարեն կարող եք նաև պարզապես սեղմել ստեղնային համադրությունը Ctrl + Shift + L:

Ինչպես տեսնում եք, բոլոր սյուների անուններով բջիջներում քառակուսի ձևով հայտնվեց պատկերակ, որում եռանկյունը շրջվում է:

Մենք կտտացնում ենք այս պատկերակը սյունակում, որի համաձայն մենք պատրաստվում ենք զտել: Մեր դեպքում մենք որոշեցինք անունով զտել: Օրինակ, մենք պետք է տվյալները թողնենք միայն Նիկոլաևի աշխատողի համար: Հետևաբար, ընտրեք բոլոր մյուս աշխատակիցների անունները:

Դեպի ընթացակարգն ավարտվելուց հետո կտտացրեք «OK» կոճակին:

Ինչպես տեսնում եք, սեղանի տակ մնացին միայն աշխատող Նիկոլաևի անունով տողեր:

Եկեք բարդացնենք առաջադրանքը և աղյուսակում թողնենք միայն այն տվյալները, որոնք վերաբերում են Նիկոլաևին 2016 թվականի III եռամսյակի համար: Դա անելու համար կտտացրեք «Ամսաթիվ» խցում պատկերակին: Opensանկում, որը բացվում է, ապամաշկացրեք «մայիս», «հունիս» և «հոկտեմբեր» ամիսները, քանի որ դրանք երրորդ քառորդին չեն պատկանում, և կտտացրեք «Լավ» կոճակին:

Ինչպես տեսնում եք, մնում են միայն մեզ անհրաժեշտ տվյալները:

Ֆիլտրը որոշակի սյունակի միջոցով հանելու և թաքնված տվյալներ ցույց տալու համար նորից կտտացրեք այս սյունակի վերնագրով բջիջում գտնվող պատկերակին: Մենյուում, որը բացվում է, կտտացրեք «Հեռացրեք ֆիլտրը ...» կետին:

Եթե ​​ցանկանում եք զտիչն ամբողջությամբ վերականգնել ըստ սեղանի, ապա պետք է կտտացրեք ժապավենի վրա «Տեսակավորել և զտել» կոճակը և ընտրել «Մաքրել»:

Եթե ​​անհրաժեշտ է ամբողջությամբ հեռացնել զտիչը, ապա, ինչպես այն գործարկելիս, նույն ընտրացանկում պետք է ընտրեք «Filter» կետը կամ մուտքագրեք ստեղնաշարի դյուրանցումը Ctrl + Shift + L:

Բացի այդ, հարկ է նշել, որ «Ֆիլտր» գործառույթը միացնելուց հետո, երբ սեղանի գլխիկի բջիջներում կտտացնում ես համապատասխան պատկերակին, դասավորության գործառույթները, որոնց մասին մենք խոսեցինք վերևում, մատչելի են դառնում այն ​​ցանկի մեջ, որը երևում է. «A- ից Z- ը դասավորել» , Տեսակավորել Z- ից A և դասավորել ըստ Color- ի:

Դաս. Ինչպես օգտագործել ավտոֆիլտրը Microsoft Excel- ում

Խելացի սեղան

Տեսակավորումը և զտումը կարող են նաև ակտիվացվել `վերածելով տվյալների տարածքը, որի հետ աշխատում եք, այսպես կոչված, խելացի սեղանի:

Խելացի սեղան ստեղծելու երկու եղանակ կա: Դրանցից առաջինը օգտագործելու համար ընտրեք սեղանի ամբողջ տարածքը և, լինելով «Տուն» ներդիրում, կտտացրեք «Ձևը որպես սեղան» ժապավենի վրա գտնվող կոճակին: Այս կոճակը տեղակայված է «Styles» գործիքի բլոկում:

Հաջորդը ընտրեք ցանկում ընտրված ոճերից մեկը: Ընտրությունը չի ազդի սեղանի ֆունկցիոնալության վրա:

Դրանից հետո բացվում է երկխոսության տուփ, որում կարող եք փոխել սեղանի կոորդինատները: Բայց եթե նախկինում ճիշտ եք ընտրել տարածքը, ուրեմն ոչ այլ ինչ է պետք անել: Հիմնական բանը պետք է նշել, որ «Աղյուսակ վերնագրերով» պարամետրի կողքին կա հսկիչ նշան: Հաջորդը, պարզապես կտտացրեք «OK» կոճակը:

Եթե ​​որոշեք օգտագործել երկրորդ մեթոդը, ապա անհրաժեշտ է նաև ընտրել սեղանի ամբողջ տարածքը, բայց այս անգամ անցեք «Տեղադրեք» ներդիրին: Այստեղից, Աղյուսակների գործիքատուփի ժապավենի վրա կտտացրեք Աղյուսակի կոճակը:

Դրանից հետո, ինչպես նախորդ անգամ, բացվում է պատուհան, որտեղ կարող եք կարգաբերել սեղանի կոորդինատները: Կտտացրեք «OK» կոճակին:

Անկախ այն բանից, թե ինչպես եք այն օգտագործում «խելացի սեղան» ստեղծելիս, դուք կավարտեք սեղան, որի վերնագրի բջիջներում, որի վերը նկարագրված ֆիլտրի պատկերակները արդեն տեղադրվելու են:

Երբ կտտացրեք այս պատկերակը, բոլոր նույն գործառույթները մատչելի կլինեն, քանի որ «Տեսակավորել և զտել» կոճակի միջոցով ֆիլտրը ստանդարտ ձևով սկսելիս:

Դաս. Ինչպե՞ս ստեղծել սեղան Microsoft Excel- ում

Ինչպես տեսնում եք, տեսակավորելու և զտման գործիքները, եթե ճիշտ օգտագործվում են, կարող են մեծապես հեշտացնել օգտվողներին աշխատել սեղանների հետ: Դրանց օգտագործման հարցը հատկապես արդիական է դառնում, եթե աղյուսակում գրանցված է տվյալների շատ մեծ զանգված: